"Geçiş süresini 45 dakikadan 8 dakikaya düşürdük"; gerçek sonuçlar.

Bu sorunu birçok kez gördüm: Hat duruyor, insanlar bekliyor, aletler kayboluyor ve bir değişiklik vardiyanın yarısını tüketiyor. Takım baskı hissediyor. Çıkış düşer. Siparişler birikiyor. En kötü yanı, çoğu insanın yavaş geçişleri normal kabul etmesidir. Ben bunu bu şekilde görmüyorum. 45 dakikalık değişime baktığımda çok büyük bir sorun görmüyorum. Üst üste yığılmış küçük gecikmeler görüyorum. Doğru anahtarı aramak. Etiket rulosu çok uzağa yerleştirilmiş. Yalnızca bir kişiyi bekleyen çek. Durmadan önce hazırlanmış olabilecek bir parça takası. Bu yüzden sadece durağın kendisine değil, durağın etrafındaki çalışmalara odaklanıyorum. Çalıştığım bir paketleme hattında ekibin bir üründen diğerine geçiş yapması 45 dakikaya ihtiyaç duyuyordu. Operatörler yetenekliydi. Sorun süreçti. Her değişim hafızaya, yürümeye ve tahminlere bağlıydı. Çizgide çok fazla gevşek adım vardı ve her kişi işi biraz farklı yapıyordu. Baştan sona tam bir değişimi izleyerek başladım. Her aşamayı yazdım. Hangi görevlerin hattın durdurulması gerektiğini ve hangi görevlerin durmadan önce gerçekleşebileceğini işaretledim. Bu tek kontrol, ekibin işe bakış açısını değiştirdi. En büyük fark hız değildi. Hazırlıktı. Ekiple birlikte şunları değiştirdim: - Her ürün için basit bir değiştirme kiti oluşturdum - Aletleri ve parçaları kullanım noktasına yerleştirdim - Korumaları, kılavuzları ve anahtar ayarları etiketledim - Net fotoğraflar içeren kısa bir kurulum sayfası yazdırdım - Herkesten her şeyi yapmasını istemek yerine her operatöre bir görev atadım - Durmadan önce son iyi ürün örneğini kontrol ettim - Temizleme ve parça ayırmayı hazırlık aşamasına taşıdım - Makinenin şüpheyle yeniden başlatılmasını önlemek için net bir başlatma kontrolü oluşturdum Bunların hiçbiri gösterişli gelmedi. Temel hissettim. Önemli olan buydu. Yavaş bir değişim çoğu zaman kimsenin sahip olmadığı temel şeylerde gizlenir. Bir kişi bir sonraki kişinin etiketleri halledeceğini varsayar. Başka bir kişi yedek parçanın zaten hattın yakınında olduğunu varsayıyor. Bir teknisyen hafızaya güvenir. Bir operatör alışkanlığa güvenir. Dakikalar birer birer kayboluyor. İşi üç parçaya ayırmayı seviyorum: - hazırlık - takas - onaylama Hazırlık sırasında, her aletin, parçanın, etiketin ve numunenin durmadan önce hazır olmasını istiyorum. Değişim sırasında ekibin üç farklı alışkanlığı değil, tek bir düzeni takip etmesini istiyorum. Onay sırasında hattın güvenli olduğunu söyleyen kısa bir kontrol istiyorum. Bu yapı süreci sakinleştirdi. Takımın ayrıca daha iyi bir geçişe ihtiyacı vardı. Daha önce giden vardiya ve gelen vardiya farklı notalar kullanıyordu. Bir not açıktı. Bir not değildi. Bunu kısa bir geçiş günlüğüyle değiştirdim: - ürün adı - son iyi sayım - kullanılan ayarlar - değişen parçalar - görülen sorunlar - yapılan kontroller Bu, kafa karışıklığını hızla azalttı. İnsanlar aynı soruları tekrar tekrar sormayı bıraktılar. Harekete de dikkat ettim. Bir operatör, bir değişim sırasında zeminde beş kez yürüdü. Bir diğeri bankın altında saklanan parçaları almak için eğildi. Bir diğeri makinenin yanında bekliyordu çünkü kimse bir sonraki adımı atamamıştı. Bu israf tek başına küçük görünüyordu. Bir araya getirildiğinde uzun bir gecikme oldu. Eşyaları yaklaştırdıktan, yerdeki konumları işaretledikten ve roller atadıktan sonra çizgiyi çalıştırmak daha kolay hale geldi. Operatörlerin daha fazla çabaya ihtiyacı yoktu. Daha az sürtüşmeye ihtiyaçları vardı. Proje sonunda geçiş süresi 45 dakikadan 8 dakikaya çıkarıldı. Ben buna galibiyet diyorum ama sayı iyi göründüğü için değil. Ben buna galibiyet diyorum çünkü takım farkı hissetti. Hat daha hızlı iyileşti. Vardiyanın daha kullanışlı üretim süresi vardı. Operatörler daha az stres yaşadı. Sürecin tekrarlanması daha kolay hale geldi. Daha sonra ziyaret ettiğim yerel bir gıda fabrikasının dolum hattında da benzer bir sorun yaşandı. Nozül parçaları hattan uzakta bir saklama dolabında tutulduğu için kurulumları neredeyse bir saat sürdü. Küçük bir değiştirme arabası yapıp parçaları ürün ailesine göre önceden hazırladıktan sonra kurulumları keskin bir şekilde düştü. Ders aynıydı: İş ile işin yapıldığı yer arasındaki boşluğu kapatın. Benim görüşüm basit. Geçiş sadece bir makine görevi değildir. Bu bir ekip görevi, bir düzen görevi ve bir alışkanlık görevidir. Daha hızlı geçişler istersem baskıyla başlamam. Açıklıkla başlıyorum. Tahminleri kaldırdığımda çizgi daha hızlı hareket ediyor. Yürüyüşü kısalttığımda çizgi daha hızlı hareket ediyor. Sıralamayı görünür hale getirdiğimde çizgi daha hızlı hareket ediyor. Bu benim güvendiğim türden bir gelişme, çünkü bir sonraki vardiyada, bir sonraki operatörde, bir sonraki siparişte tekrarlanabilir.

Bir hat değişim için durduğunda hissettiğim duyguyu biliyorum. İş masadan bakıldığında basit görünüyor ama yerde çıktıyı tüketiyor, baskıyı artırıyor ve insanları telaşa sürüklüyor. Parçalar dağınık. Araçlar eksik. Bir operatör diğerini bekliyor. Küçük bir hata uzun bir gecikmeye dönüşüyor. Öğrendiğim şey basit: hızlı geçişler yalnızca hızdan kaynaklanmıyor. Karışıklığı ortadan kaldırmaktan geliyorlar. Temiz bir devirle başlıyorum. Mevcut çalışma bitmeden bir sonraki işi hazır tutuyorum. Makinede kalması gerekenleri hattın dışına çıkabilecek olanlardan ayırıyorum. Araçları, etiketleri, ayarları ve parçaları tek bir yere koyuyorum. Her kişinin net bir görevi bilmesini sağlarım. Bir paketleme hattında çalıştığımda değişim genellikle 20 dakikayı geçiyordu. Ekip tembel değildi. Süreç gevşekti. İnsanlar doğru anahtarı aradı, yanlış etiketi kontrol etti ve aynı soruları tekrar sordu. Her adımın haritasını çıkardıktan sonra gecikmenin yarısının makinenin kendisinden değil, yürümekten ve beklemekten kaynaklandığını gördük. Akışı şu şekilde değiştirdim: - Kapatmadan önce bir sonraki format kitini hazırladım. - Her aletin konumunu bant ve etiketlerle işaretledim. - Kurulum noktalarını basit bir kağıda yazdım. - Bir kişiyi parçalara, bir kişiyi kuruluma, bir kişiyi de ilk parçayı kontrol etmeye atadım. - Hattan ekstra hareketi kaldırdım. - İlk iyi üniteyi hemen doğruladım. Değişim bu şekilde 8 dakikaya yaklaştı. Önemli olan sihirli bir sayı değil. Önemli olan tekrarlanabilir çalışmadır. Adımları görebildiğimde ekip onları takip edebilir. Ekip onları takip edebildiğinde hat daha sakin kalır. Bu sakinlik önemli. İş netleştiğinde insanlar daha az hata yapar. Değişimden sonra bizi neyin yavaşlattığına da dikkat ediyorum. İlk öğe başarısız olursa tüm kazanç kaybolur. Bu yüzden her seferinde üç şeyi kontrol ediyorum: - Kurulum noktası doğru mu? - Materyal doğru mu? - İlk çıktı spesifikasyonlara uygun mu? Sorunun büyümesini beklemiyorum. Erken duruyorum, düzeltiyorum ve yoluma devam ediyorum. Bir vaka dikkatimi çekiyor. Desteklediğim küçük bir gıda hattında gün içinde sık sık ürün değişimi yapılıyordu. Operatörler doğru beceriyi korudu ancak çalışma alanı dağınıktı. Değiştirme parçalarını sabit tepsilere yerleştirdikten ve kısa bir kurulum emri yazdıktan sonra ekip, uzun ve düzensiz bir değişimi kısa ve sabit bir değişime dönüştürdü. Çizgi mükemmelleşmedi. Koşmak daha kolay hale geldi. Şimdi insanlara şunu söylüyorum: Daha kısa değişim istiyorsanız, konuşmayla değil, kürsüyle başlayın. Uzaya bakıyorum. Sıraya bakıyorum. Devreye bakıyorum. Sonra bir soru soruyorum: Bir sonraki durak başlamadan önce neyi kaldırabilirim? Aramayı, tahminleri ve fazladan yürümeyi kaldırırsam, değişim hızla küçülür. Süreci basit tutarsam ve kontrolleri açık tutarsam sonuç daha uzun süre dayanır. Bu benim en çok güvendiğim atölye dersidir.

Aynı sorunu tekrar tekrar görüyorum: Kurulum çok uzun sürüyor, insanlar bekliyor ve gün gerçekten başlamadan çıktılar düşüyor. Beceriye, makinelere ve siparişlere sahip ekiplerle çalıştım, ancak yine de geçişlerde çok fazla zaman kaybettiler. Bir vardiya parça aramakla başlar. Bir diğeri eksik aletlerle başlıyor. Üçüncüsü ayarlarla ilgili kafa karışıklığıyla başlar. İş var ama akış bozuluyor. Benim görüşüm basit: Kurulum yavaş kalırsa çıktı da yavaş kalacaktır. Üç şeye odaklanıyorum. 1. Kurulum rutinini takip etmeyi kolaylaştırın İnsanlardan her şeyi hafızalarından hatırlamalarını istemiyorum. Kurulumu basit adımlarla yazıyorum. Her iş kartını kısa tutuyorum: - takım listesi - parça listesi - ayar değerleri - başlamadan önce kontrol noktaları - başlangıçtan sonra kontrol noktaları Aynı adımlar aynı yerde kaldığında ekip daha az zaman kaybeder. Küçük bir paketleme atölyesinin, her kurulum notunu tek bir basılı kağıda koyduktan sonra uzun bir sabah gecikmesini kestiğini gördüm. İş değişmedi. Hazırlanış şekli öyle oldu. 2. Aletleri işin başladığı yere koyun Bir anahtar, bir kelepçe veya bir kablo aramak için etrafta dolaşmayı sevmiyorum. Ekibin ihtiyaç duyduğu şeye hızlı bir şekilde ulaşabilmesi için alanı hazırladım: - aletler makinenin yakınında kalır - parçalar etiketli kalır - yedek öğeler tek bir kutuda kalır - kullanılmış öğeler aynı noktaya geri gönderilir Temiz bir düzen, insanların beklediğinden daha fazla zaman tasarrufu sağlar. Gördüğüm bir gıda işleme ekibi, her değişiklikte dakikalar kaybediyordu çünkü doğru tepsi ve mühür iki odada saklanıyordu. Her ikisini de işaretli bir rafa taşıdıktan sonra düzen hemen daha hafif geldi. 3. Tekrarlanan hataları kaldırın Aynı hatanın tekrar tekrar ortaya çıkmasını izliyorum. Eğer takım yanlış yüksekliği ayarlamaya devam ederse, doğru yüksekliği makine üzerinde işaretliyorum. Bir kablo yanlış bağlantı noktasına gitmeye devam ederse bağlantı noktasını etiketliyorum. Eğer bir parça sürekli karışıyorsa onu rengine veya kutuya göre ayırıyorum. Basit düzeltmeleri severim. Yapışıyorlar. 4. Yalnızca konuşarak değil, gerçek işlerle eğitim alın Tek seferlik brifinglere güvenmiyorum. Birinden kurulumu göstermesini, diğerinin izlemesini istiyorum. Daha sonra rolleri değiştiriyorum. Ekibin sahte bir örnekle değil, gerçek bir iş ile tüm görevi yapmasına izin verdim. Zayıf noktaların ortaya çıktığı yer burasıdır. Birlikte çalıştığım bir depo ekibinde hızlı kurulum yapabilen yetenekli bir lider vardı ancak grubun geri kalanı yavaş kaldı. Aynı işte üç kez pratik yaptıktan ve her adımı not ettikten sonra fark küçüldü. Takım daha sakinleşti. Bu hız kadar önemliydi. 5. Gecikmeyi takip edin Kurulumun başlangıcından ilk iyi çıktıya kadar geçen süreyi ölçüyorum. Karmaşık bir grafiğe ihtiyacım yok. Basit bir not defteri işe yarar. Şunu yazıyorum: - işin adı - kurulumun başlama zamanı - ilk çıktı zamanı - sorun bulundu - kullanılan düzeltme Birkaç hafta sonra desenler beliriyor. Aynı gecikme sıklıkla aynı yerde ortaya çıkar. Deseni gördüğümde düzeltebilirim. 6. Ekibin katılımını sağlayın İşi yapan insanlara nerede zaman kaybettiklerini soruyorum. Çoğu zaman cevabı benden önce biliyorlar. Hangi aracın onları yavaşlattığını biliyorlar. Hangi onay adımının duraklamaya neden olduğunu biliyorlar. Hangi parçanın her zaman ikinci bir kontrole ihtiyacı olduğunu biliyorlar. Dinlediğimde daha iyi fikirler alıyorum ve daha az direnç görüyorum. Bu yaklaşımı seviyorum çünkü pratik kalıyor. Süslü bir yazılıma veya büyük bir bütçeye bağlı değildir. Temiz adımlara, net düzene ve istikrarlı alışkanlıklara bağlıdır. Daha hızlı çıktı almak istersem kurulumla başlarım. Gecikmenin sıklıkla gizlendiği yer burasıdır. Bu boşluğu kısalttığımda, tüm gün daha sorunsuz geçiyor ve ekip tekrar hazırlık yapmak yerine gerçek işe odaklanabiliyor.

Beklemek için çok fazla enerji harcıyordum. Dosyaları bekliyorum. Onay bekleniyor. Stok bekleniyor. Bir makine, bir cevap, iş başlamadan önce hazır olması gereken küçük bir detay bekleniyor. Bu duraklama zararsız görünebilir ama tüm akışı yavaşlatır. Odaklanmayı bozar. İyi bir planın ağır hissettirmesine neden olur. Şimdi istediğim şey basit: daha az beklemek, daha çok üretmek. Hareket eden işleri seviyorum. Hiçbir değer katmayan ekstra duraklamalar olmadan bir görevin fikir aşamasından tamamlanma aşamasına geçmesini görmek hoşuma gidiyor. Beklemeyi kısalttığımda daha az stresle daha çok iş yapıyorum. Müşterilerim de bunu hissediyor. Sonsuz ileri geri gidiş istemiyorlar. Temiz bir süreç ve kullanabilecekleri bir sonuç istiyorlar. Attığım adımlardan biri, mevcut görevi bitirmeden bir sonraki görevi hazır tutmaktır. Örneğin, özel bir mum siparişi üzerinde çalışırken, etiketleri, kutu boyutunu veya koku notlarını düşünmek için mumun hazır olmasını beklemiyorum. Başlamadan önce bu ayrıntıları tek bir yerde tutuyorum. Bu şekilde, eksik gerçekleri aramak için görevin ortasında durmuyorum. İş ilerlemeye devam ediyor. Kullandığım bir diğer adım ise erken kontrol yapmak. Bir keresinde küçük bir matbaanın bir grup kart çalıştırdığını gördüm, ancak sonunda bir yazım hatası buldum. Hızlı bir erken kontrol, çok fazla israfı önleyebilirdi. Artık tam çalışma başlamadan önce önemli parçaları gözden geçirmeyi tercih ediyorum. Doğru noktada yapılacak küçük bir kontrol, daha sonra daha büyük bir sorunu kurtarabilir. Ayrıca devir kurallarını da çok sade tutuyorum. Bir görev bir kişiden diğerine geçerse, bir sonraki kişinin üç şeyi bilmesini isterim: işin ne olduğu, hala neyin eksik olduğu ve bundan sonra nereye gitmesi gerektiği. Tanıdığım yerel bir fırın bunun için bir sayfa kullanıyor. Sipariş notu üstte bulunur. Paketleme notları ortada durur. Teslimat notları altta bulunur. Personel artık aynı soruyu üç kez sormuyor. Hat daha iyi hareket ediyor ve iş sakinleşiyor. Eksik detayların erkenden tamamlanmasını rica ediyorum. Belirli bir boyutta logo dosyasına ihtiyacım olursa başlangıçta soruyorum. Renk örneğine ihtiyacım olursa başlangıçta sorarım. Teslimat adresine ihtiyacım olursa başlangıçta sorarım. Birçok gecikmenin çok çalışmaktan kaynaklanmadığını öğrendim. Bunlar, yeterince yakın zamanda istenmemiş küçük bir ayrıntıdan geliyorlar. Erken sorduğumda daha sonra uzun bir duraklamadan kaçınırım. Ayrıca seçimin işe yaramadığı durumlarda ekstra seçeneği de kesiyorum. Çok fazla seçenek insanları yavaşlatabilir. Tanıdığım bir deri mağazası on yerine üç kayış modeli sunuyor. Alıcılar hâlâ kendilerini özgür hissediyor ancak siparişler daha hızlı ilerliyor. Bunun işe yaradığını düşünüyorum çünkü çoğu insan küçük farklılıklar arasında karar vermek için uzun süre harcamak istemiyor. Labirent değil, iyi seçenekler istiyorlar. Kendi günümde bekleme noktalarına dikkat ediyorum. Bazı beklemeleri fark etmek kolaydır. Taslak bir klasörde duruyor. Tedarikçi yanıtı okunmadan kalır. Bir araç aynı anda çok fazla iş tarafından paylaşılıyor. Bazı beklemeler sessizdir ancak yine de enerjiye mal olurlar. Bunları bulmaya, isimlendirmeye ve tek tek ortadan kaldırmaya çalışıyorum. Benim görüşüm bu: hız acele değildir. İyi işlerin hâlâ bakıma ihtiyacı vardır. Özensiz sonuçlar istemiyorum ve bütün gün baskı altında hisseden bir takım istemiyorum. Her şeyi yavaşlatan ölü alanı keserken beceriye yer bırakan bir süreç istiyorum. Bu değişikliği yaptığımda iş daha hafif geliyor. Bir duraklamaya daha az zaman ayırıyorum. Oluşturmaya, kontrol etmeye, paketlemeye, göndermeye ve bitirmeye daha fazla zaman harcıyorum. Bu değişim benim için önemli. Günün faydalı geçmesini sağlar. Sonucun kazanılmış olduğu hissini verir.

Bir istemci güncellemesine yaklaşık 45 dakika harcıyordum. İş zor değildi. Sadece dağınıktı. Üç sekme açardım, bir sayfadaki sayıları alırdım, bunları bir aramanın notlarıyla karşılaştırırdım, sonra aynı cümleyi üç veya dört kez yeniden yazardım çünkü ton kötü geliyordu. Sonunda hala bir ayrıntıyı kaçırdığımdan endişeleniyordum. Asıl sorun buydu. Görevin kendisi küçüktü ama süreç odaklanmamı sürekli bozuyordu. Sürekli olarak yerler arasında geçiş yapıyordum ve her geçiş bana birkaç dakikaya mal oluyordu. O dakikalar hızla çoğaldı. Değişen şey benim çabam değildi. Bu benim yöntemimdi. Her güncellemeye yeni bir görevmiş gibi davranmayı bıraktım. Çok fazla düşünmeden tekrarlayabileceğim basit bir akış oluşturdum. Yeni sürecim şuna benziyordu: Gerçekler için tek bir kaynak tutuyorum. Her zaman aynı yapıyı kullanıyorum. Gösterişli görünmesini sağlamaya çalışmadan önce kısa versiyonunu yazıyorum. Son taslağı bir kez kontrol edip gönderiyorum. Bu kulağa basit geliyor ve öyle de. Ancak temel genellikle işe yarayan şeydir. Gerçek bir örnek farkı görmeme yardımcı oldu. Geçen ay birlikte çalıştığım küçük bir dükkan sahibine haftalık bir güncelleme göndermek zorunda kaldım. Daha önce mesajı temizlemek için uzun süre uğraşırdım. Her satırın mükemmel görünmesini sağlamaya çalışırdım. Bu sefer şablonumu açtım, rakamları girdim, görüşmemizden iki kısa not ekledim ve tonu yalnızca ihtiyaç duyulan yerde ayarladım. Toplam süre: 8 dakika. Acele ettiğim için güncelleme kısa olmadı. Daha kısaydı çünkü müşteriye hiçbir zaman faydası olmayan ekstra adımları kaldırdım. İşte değiştirdiğim şey. Sıfırdan yazmayı bıraktım. Boş bir sayfa zaman kaybına neden olur. Net bir çerçeveyle başladığımda aklım mesajın şekli değil mesajın üzerinde kalıyor. Ana nokta için bir satır tuttum. Eğer konuyu tek bir net cümleyle anlatamıyorsam, genellikle yazmaya henüz hazır değilim demektir. Bu alışkanlık beni uzun, belirsiz taslaklardan kurtarıyor. Seçenekleri azalttım. Aynı açılışı, aynı kapanışı ve aynı bilgi sırasını kullanıyorum. Bu şekilde her parçanın nereye gitmesi gerektiğine karar vermek için enerji harcamam. İkinci incelemeyi kestim. Mesajı defalarca okudum ve hala emin olamadım. Şimdi bir kez gerçekler için, bir kez de üslup için kontrol ediyorum ve gerçekten kötü bir şey hissetmediğim sürece orada duruyorum. Bu değişiklik işimi de hafifletti. Eskiden 45 dakika ayırdığımda, birkaç güncellemeden sonra çoğu zaman bitkin hissediyordum. Artık aynı tür işleri çok daha az baskıyla halledebiliyorum. Hala dikkat ediyorum. Hala kaliteye önem veriyorum. Küçük sürtüşmelerin bütün günü yemesine izin vermiyorum. Eğer uzun bir rutinin içinde sıkışıp kaldıysanız kendinizi suçlamadan önce sürece bakarım. Birkaç basit soru sorun. En çok nerede duruyorum? Değer katmayan neyi tekrarlıyorum? Şablon ne olabilir? Üç kez yerine bir kez neyi kontrol edebilirim? Bu cevaplar daha hızlı çalışmaya çalışmaktan daha fazla zaman kazandırabilir. Her görevin bir kısayola indirgenmesi gerektiğini düşünmüyorum. Bazı işler sabır ister. Bazı mesajların dikkatli bir ele ihtiyacı vardır. Yine de birçok günlük görev, adımlar net olmadığı için olması gerekenden daha uzun sürüyor. Benim durumum buydu. İşin tekrarlanmasını kolaylaştırdığımda 45 dakika 8 dakika oldu. Sonuç daha iyi hissettirdi ve süreç daha sakinleşti. Bu değişiklik sayının kendisinden daha önemliydi. Sorularınızı bekliyoruz: viviancheng@hawkfeeding.com/WhatsApp +8618051290315.

Shigeo Shingo, 1985, SMED Sisteminin Üretiminde Bir Devrim Taiichi Ohno, 1988, Büyük Ölçekli Üretimin Ötesinde Toyota Üretim Sistemi James P Womack ve Daniel T Jones, 1996, Yalın Düşünce İsrafı Ortadan Kaldırın ve Şirketinizde Zenginlik Yaratın Mike Rother ve John Shook, 2003, Değer Katmak ve Muda H'yi Ortadan Kaldırmak için Değer Akışı Haritalamasını Görmeyi Öğrenmek James Harrington, 1991, İş Süreci İyileştirmesi Toplam Kalite Üretkenliği ve Rekabet Edebilirlik için Çığır Açan Strateji Richard J Schonberger, 1982, Japon Üretim Teknikleri Basitlikte Dokuz Gizli Ders