Akıllı Otomasyonla Çıkışı 3 Kat Artırın

İnsanların yavaş çalışması nedeniyle birçok ekip zaman kaybetmez. Tekrarlanan görevler nedeniyle zaman kaybederler: verileri kopyalamak, istekleri sıralamak, rutin yanıtlar göndermek, durum güncellemelerini kontrol etmek ve bilgileri araçlar arasında taşımak. Akıllı otomasyon bu işi azaltabilir ve insanlara muhakeme gerektiren görevler için daha fazla zaman kazandırabilir. "Çıktınızın 3 katı" ifadesi bir vaat olarak değil, geçerli bir hedef olarak değerlendirilmelidir. Sonuçlar sürecinize, araçlarınıza, veri kalitenize ve ekip alışkanlıklarınıza bağlıdır. Her gün tekrar eden işleri aramaya başlıyorum. Ekibi yavaşlatan görevleri bulun Ekibinizin normal bir hafta boyunca tamamladığı çalışmaları yazın. Aşağıdaki gibi görevleri arayın: - Aynı müşteri ayrıntılarını birden fazla sisteme girme - Her sipariş veya destek talebinden sonra benzer e-postalar gönderme - Aynı veri kaynaklarından raporlar oluşturma - Müşteri adaylarını veya hizmet çağrılarını elle atama - Bir görevin tamamlanıp tamamlanmadığını kontrol etme - Dosyaları klasörler arasında taşıma - Kaçırılan takipler için hatırlatıcılar oluşturma Yararlı bir test basittir: bir görev çoğu zaman aynı adımları izliyorsa, otomasyon için iyi bir seçim olabilir. Kişisel muhakeme gerektiren görevler insanlarda kalmalıdır. Para iadesi, hassas bir müşteri sorunu veya net olmayan bir iş kararı içeren bir şikayetin incelenmesi gerekir. Otomasyon bilgileri hazırlayabilir ancak son kararı bir kişinin vermesi gerekir. Bir araç eklemeden önce sürecin haritasını çıkarın Kimsenin anlamadığı bir süreci otomatikleştirmekten kaçınırım. Kötü planlanmış bir iş akışı hataların daha hızlı gerçekleşmesine neden olabilir. Süreci sade bir dille yazın: 1. Görevi ne başlatır? 2. Hangi bilgilere ihtiyaç var? 3. Her seferinde hangi eylemler oluyor? 4. Süreç nerede durur? 5. Kişi sonucu ne zaman incelemelidir? Bir satış soruşturmasını düşünün. Temel bir süreç şu şekilde görünebilir: - Bir ziyaretçi bir form gönderir - Sistem, gerekli alanların doldurulup doldurulmadığını kontrol eder - Sorgu müşteri veritabanına girer - Bir kategori atanır - Bir ekip üyesi bir görev alır - Ziyaretçi net bir onay mesajı alır - Ekip bir sonraki eylemi izler Bu harita, otomasyonun nerede yardımcı olabileceğini ve insan incelemesinin hala nerede önemli olduğunu gösterir. Ekibinizin hâlihazırda kullandığı araçları bağlayın Birçok işletmede halihazırda yeterli yazılım bulunmaktadır. Sorun, araçların bilgileri sorunsuz bir şekilde paylaşmamasıdır. Bağlantılı bir iş akışı şunları birbirine bağlayabilir: - Web sitesi formları - Müşteri ilişkileri sistemleri - E-posta platformları - Proje yönetimi araçları - Çevrimiçi takvimler - Ödeme veya sipariş sistemleri - Raporlama kontrol panelleri Örneğin, bir müşteri bir hizmet isteği gönderdiğinde, bir otomasyon bir destek bildirimi oluşturabilir, müşteri kaydını ekleyebilir, bir onay e-postası gönderebilir ve doğru ekip üyesine bildirimde bulunabilir. Ekibin aynı ayrıntıları dört yere kopyalamasına gerek yoktur. Araçları bağlamadan önce erişim izinlerini, veri alanlarını ve hata yönetimini kontrol edin. Bir iş akışı, bir e-posta adresi eksik olduğunda, sistem çevrimdışı olduğunda veya bir kayıt zaten mevcut olduğunda ne olacağını göstermelidir. Yinelenen iletişim için şablonları kullanın Aynı temel bilgileri içeren mesajların yazılması için ofis zamanının büyük bir kısmı harcanır. Şablonlar şunları destekleyebilir: - Randevu onayları - Sipariş güncellemeleri - Yeni sorgu yanıtları - Dahili görev bildirimleri - Geri bildirim istekleri - Takip hatırlatıcıları - Aylık rapor mesajları Bir şablonda yine de kişisel ayrıntılar için yer bırakılmalıdır. Bir müşteri, bir mesajın incelenmeden kopyalandığını fark edebilir. Bir mesaj hazırlamak için otomasyonu kullanmayı, ardından bir ekip üyesinin mesajı göndermeden önce tonu ve önemli gerçekleri kontrol etmesine izin vermeyi tercih ediyorum. Basit bir mesaj yapısı iyi çalışır: - Ne olduğunu belirtin - Bir sonraki adımı açıklayın - Okuyucunun ihtiyaç duyduğu bilgiyi paylaşın - Yardım istemek için net bir yol gösterin Kısa mesajlar genellikle uzun metin bloklarından daha fazla dikkat çeker. İnceleme noktaları oluşturun Otomasyon, kontrolü süreçten çıkarmamalıdır. İnsan dikkatini en değerli olduğu yere yöneltmelidir. İnceleme noktalarına şu durumlarda ihtiyaç duyulabilir: - Ödeme tutarı değiştiğinde - Müşteri para iadesi istediğinde - Kişisel bilgiler söz konusu olduğunda - Bir mesaj yasal veya mali bir iddia içerdiğinde - Bir görev harici bir müşteriye gönderildiğinde - Sistem olağandışı veriler tespit ettiğinde - Bir sonuç bir kişinin erişimini veya hesabını etkileyebilir Basit onay kuralları kullanırım. Rutin eylemler otomatik olarak hareket edebilir. Daha yüksek riskli eylemler kişiyi bekler. Bu yaklaşım, her durumu aynı olarak ele almadan ekibin hız kazanmasına yardımcı olur. Faydalı sonuçları ölçün Çıktı yalnızca tamamlanan görevlerin sayısı değildir. Birkaç sinyali takip ediyorum: - Tekrarlanan işlerde harcanan zaman - Manuel düzeltmelerin sayısı - Müşteriler için yanıt süresi - Kaçırılan takipler - Çalışan başına tamamlanan görevler - Süreçle bağlantılı müşteri şikayetleri - Otomasyonu sürdürmek için harcanan saatler Küçük bir destek ekibi, bildirim atamasını ve rutin durum mesajlarını otomatikleştirerek her hafta birkaç saat tasarruf edebilir. Bu süre karmaşık vakalar, müşteri aramaları veya hizmet iyileştirmeleri için kullanılabilir. Kazanç, iş akışının oluşturulması ve sürdürülmesi için harcanan zamana göre kontrol edilmelidir. Bir otomasyon beş saat kazandırıyor ancak sık sık hatalara neden oluyorsa, ayarlanması gerekir. Doğruluk olmadan hız, müşteri deneyimini iyileştirmez. Tek bir süreçle başlayın Başlangıç ​​ve bitişi net olan, tekrarlanan bir görevi seçmenizi öneririm. Müşteri adayı ataması, randevu hatırlatmaları veya dahili rapor hazırlama iyi bir başlangıç ​​noktası olabilir. İş akışını küçük bir grupla çalıştırın. Şunu sorun: - Otomasyon beklenen eylemi tamamladı mı? - Görevi doğru kişi mi aldı? - Herhangi bir kayıt kopyalandı mı? - Müşteriler mesajı anladı mı? - Ekibin nerede devreye girmesi gerekiyordu? İş akışını diğer departmanlara genişletmeden önce değişiklik yapın. Akıllı otomasyon, her kararı değiştirmeye çalışmak yerine insanları desteklediğinde en iyi sonucu verir. Açık bir süreç, uygun araçlar, dikkatli testler ve düzenli inceleme, ekibin daha az tekrarla daha fazla işi halletmesine yardımcı olabilir. Sonuç, önceki çıktının üç katına yaklaşabilir veya günlük operasyonları iyileştirmeye devam eden daha küçük bir kazanç olabilir. Her iki sonuç da hataları azalttığında ve insanlara insan muhakemesi gerektiren işler için daha fazla zaman tanıdığında değerli olabilir.

Çalışmalarımı masamda geçirdiğim saatlerin sayısına göre ölçerdim. Sonuç genellikle aynıydı: Tam bir gün geçti ama en yararlı görevler hâlâ bekliyordu. Sorun her zaman çaba eksikliği değildi. Dikkatim mesajlar, toplantılar, küçük istekler ve acil görünen ancak çok az değer katan görevler arasında bölünmüştü. Daha uzun süre çalışmak sorunu çözmedi. Zamanımı seçmek, planlamak ve korumak için daha iyi bir yola ihtiyacım vardı. Üç kat daha fazlasını yapma fikri bir vaat olarak görülmemelidir. Sonuçlar işin türüne, mevcut zamana ve bunu yapan kişiye bağlıdır. Benim için amaç, güne daha fazla saat eklemeden daha faydalı çıktılar yaratmak anlamına geliyor. Net bir hedefle başlıyorum. E-postayı açmadan veya sohbeti kontrol etmeden önce tamamlamak istediğim ana sonucu yazıyorum. Spesifik olması gerekir: - Bir satış sayfasının ilk versiyonunun taslağını hazırlayın - Beş müşteri talebini inceleyin - Bir ekip toplantısı için verileri hazırlayın "Pazarlama üzerinde çalışmak" çok geniş kapsamlıdır. "Açılış sayfası için müşteri sorunları bölümünü yazın" bana başlamam için net bir yer veriyor. Net bir hedef, bundan sonra ne yapacağıma karar vermek için harcadığım zamanı azaltır. Büyük işleri küçük eylemlere bölüyorum. Çoğu görev, ilk adımın belirsiz olması nedeniyle zor geliyor. “Raporu bitir” yazdığımda yön yaratmadan baskı yaratıyorum. Bunu aşağıdaki gibi eylemlerle değiştiriyorum: 1. En son satış verilerini toplayın. 2. Yinelenen girişleri kaldırın. 3. Bu ayı önceki ayla karşılaştırın. 4. Rapora üç nokta yazın. 5. Dosyayı paylaşmadan önce numaraları kontrol edin. Bu yaklaşım, görevin tamamı büyük gibi görünse bile ilerlememe yardımcı oluyor. Odaklanmış zaman bloklarını koruyorum. Kısa süreli odaklanmış bir çalışma, kesintilerle dolu birkaç saatten daha uzun bir süre üretebilir. Düşünmeyi gerektiren işler için genellikle 45 ila 60 dakika ayırırım. Bu süre zarfında ilgisiz sekmeleri kapatıyorum, acil olmayan uyarıları susturuyorum ve telefonumu ulaşamayacağı bir yerde tutuyorum. Amaç her mesajdan kaçınmak değil. Her mesajın programımı kontrol etmesini engellemek. Birlikte çalıştığım bir küçük işletme sahibi, ürün sayfalarını hazırlarken birkaç dakikada bir müşteri mesajlarını kontrol ediyordu. Mesaj kontrollerini her gün belirlenen üç saate çıkardıktan sonra sayfaları daha az oturumda tamamladı ve daha az düzenleme hatası yaptı. Günü uzamadı. Kesintilerin sıklığı azaldı. Benzer görevleri birlikte gruplandırıyorum. Farklı iş türleri arasında geçiş yapmak zihinsel enerjiyi kullanır. Bir e-posta yazmak, bir elektronik tabloyu kontrol etmek, bir müşteriye cevap vermek ve bir toplantıya katılmak yönetilebilir görünebilir. Bu modeli bütün gün tekrarlamak basit işlerin yavaşlamasına neden olabilir. Görevleri bloklar halinde gruplandırıyorum: - E-posta ve müşteri yanıtları - Yazma ve düzenleme - Çağrılar ve toplantılar - Veri kontrolleri ve yönetici işleri Bu, tek tür düşünmeyle daha uzun süre kalmamı sağlıyor. Görevleri her değiştirdiğimde odak noktamı yeniden yapılandırmam gerekmiyor. Kalabalık bir program yerine kısa bir liste kullanıyorum. Uzun bir görev listesi yanlış bir ilerleme duygusu yaratabilir. En önemli işten kaçınarak birkaç kolay öğeyi tamamlayabilirim. Günlük listem genellikle şunları içerir: - Bir ana görev - İki destekleyici görev - Boş zaman için birkaç küçük görev Ana görev beklenenden uzun sürerse, günün hâlâ net bir yönü vardır. Eğer işi erken bitirirsem, her dakikayı önceden doldurmadan başka bir yararlı görevi seçebilirim. Tekrarlanan kararları azaltıyorum. Küçük kararlar sessizce günün büyük bir bölümünü alabilir. Sık karşılaşılan işler için basit kurallar oluşturuyorum: - Sık sorulan sorular için standart bir yanıt kullanın. - Sık kullanılan dosyaları tek bir klasörde tutun. - Görüşmelerden önce toplantı gündemlerini belirleyin. - Düzenli işlemler için yeniden kullanılabilir kontrol listelerini kaydedin. Bu kurallar kişisel yargıyı ortadan kaldırmaz. İhtiyacı olan işler için bana daha fazla zaman veriyorlar. Günün sonunda sonuçları gözden geçiriyorum. Beş dakikamı şu soruyu sorarak geçiriyorum: - Bugün ne yararlı ilerleme sağladı? - İşimi ne kesintiye uğrattı? - Yarın hangi görevi değiştirmeliyim veya kaldırmalıyım? Bu inceleme, her yavaş gün için kendimi suçlamak yerine sistemi geliştirmeme yardımcı oluyor. Bazen sorun kötü planlamadır. Bazen belirsiz bir istek, gereksiz bir toplantı ya da başkasına ait bir görev olabilir. Daha akıllıca çalışmak, her zaman daha hızlı hareket etmek anlamına gelmez. Yararlı bir sonuç üreten işe daha fazla dikkat vermekle ilgilidir. Net bir hedef seçtiğimde, onu eylemlere ayırdığımda, odaklanma süresini koruduğumda, benzer görevleri grupladığımda ve süreci gözden geçirdiğimde, çoğu zaman daha anlamlı işleri daha az stresle tamamlayabiliyorum. Üç kat daha fazla hedef, her gün aynı sonucu üreteceği iddiası değil, eski alışkanlıkları sorgulamanın bir yolu haline gelir. Verimli bir günün meşgul görünmesine gerek yoktur. Doğru çalışmayı ileriye taşıması gerekiyor.

Kağıt üzerinde küçük görünen işler için saatlerimi kaybediyordum: araçlar arasında veri kopyalamak, aynı takip e-postasını göndermek, görev güncellemelerini kontrol etmek ve rutin raporlar hazırlamak. Çalışma gerekliydi ancak müşteri görüşmelerine, planlamaya ve problem çözmeye daha az zaman kalıyordu. Birçok takım aynı sorunla karşı karşıya. Sorun her zaman çaba eksikliği değildir. Çoğu zaman, her gün aynı düzeni takip eden görevlere çok fazla zaman harcanır. Otomasyon, net ve tekrarlanabilir işlere uygulandığında yardımcı olabilir. Ekibinizi yavaşlatan görevleri listeleyerek başlayın. Aşağıdaki özelliklere sahip işleri arayın: - Her seferinde aynı adımları kullanan - Bir veya iki sistemden gelen bilgilere bağlı olan - Birisi küçük bir eylemi unuttuğunda gecikmeler yaratan - Birkaç dakika süren ancak haftada birçok kez gerçekleşen - Standart bir e-posta, dosya, rapor veya bildirim üreten Bir satış ekibi, her yeni sorgunun bir web sitesi formundan müşteri veritabanına kopyalandığını fark edebilir. Daha sonra satış temsilcisine bir bildirim gönderilir ve ardından potansiyel müşteriye standart bir yanıt gönderilir. Bu süreç genellikle onaylanmış iş araçları aracılığıyla, bir ekip üyesinin kurulumu hayata geçmeden önce kontrol etmesiyle birbirine bağlanabilir. Bütün bir departmanı otomatikleştirmeye çalışmak yerine tek bir görevle başlamayı tercih ederim. Küçük bir test, eksik bilgilerin, belirsiz kuralların ve istisnaların tespit edilmesini kolaylaştırır. Basit bir iş akışı şuna benzer: 1. Müşteri bir form gönderir. 2. Bilgiler müşteri veritabanına eklenir. 3. Atanan ekip üyesi bir mesaj alır. 4. Müşteri anlaşılır bir onay e-postası alır. 5. Görev, ekibin paylaşılan listesinde görünür. Ekip hâlâ nasıl yanıt vereceğine karar veriyor. Otomasyon yalnızca bilginin tekrarlanan hareketini yönetir. Beş kişilik bir hizmet şirketi, destek talepleri için benzer bir süreci kullanabilir. Bir müşteri e-posta gönderdiğinde sistem bir destek bildirimi oluşturabilir, bunu konuya göre etiketleyebilir ve doğru kişiyi uyarabilir. Bir ekip üyesi etiketi inceleyebilir ve istek kuralla eşleşmediğinde değiştirebilir. Bu insan kontrolü önemlidir. Otomasyon, karar vermenin yerine geçmek yerine, karar vermeyi desteklediğinde en iyi sonucu verir. Herhangi bir aracı bağlamadan önce kuralları sade bir dille tanımlayın: - İş akışını ne başlatır? - Hangi bilgilerin mevcut olması gerekir? - Görevi kim alıyor? - Bilgi eksik olduğunda ne olur? - Hangi vakaların insan incelemesine ihtiyacı var? - Ekip iş akışının işe yaradığını nasıl bilecek? Açık kuralları olmayan bir iş akışı daha fazla iş yaratabilir. Örneğin, yanlış müşteriye gönderilen otomatik bir e-posta güvene zarar verebilir ve ekstra destek gerektirebilir. Veri korumasına da dikkat edilmesi gerekiyor. Yalnızca görev için gereken bilgileri kullanın. Erişimi ihtiyacı olan kişilerle sınırlayın. Bağlı uygulamaları inceleyin ve bir araç artık kullanılmadığında erişimi kaldırın. Müşteri mesajlarının doğru ve anlaşılması kolay olmasını sağlayın. Sonucun basit rakamlarla ölçülmesine yardımcı olur: - Her hafta görev için harcanan zaman - Manuel hataların sayısı - Müşteriler için yanıt süresi - Zamanında tamamlanan görevlerin sayısı - İş akışını kullanan kişilerden alınan geri bildirimler Bir ekibin her hafta altı saatini yinelenen bir rapor hazırlamak için harcadığını varsayalım. Otomatik bir veri toplama sürecini test ettikten sonra ekip, manuel çalışmayı iki saate indirebilir. Tasarruf edilen zaman, verileri kontrol etmek, müşterilerle konuşmak veya hizmeti iyileştirmek için kullanılabilir. Sonuç takip edilmeli, varsayılmamalıdır. Bazı görevler manuel olarak kalmalıdır. Hassas bir müşteri şikayeti, bir sözleşme kararı veya kişisel muhakeme gerektiren bir mesaj, doğrudan inceleme gerektirebilir. Yararlı bir iş akışı, kişinin bir eylemi duraklatabileceği, düzenleyebileceği veya reddedebileceği net bir nokta içerir. Ayrıca her otomasyonu kısa bir süre normal kullanımdan sonra gözden geçirmenizi öneririm. Ekibe şunları sorun: - İş akışı tekrarlanan işleri azalttı mı? - Yeni hatalar yarattı mı? - Kurallar hâlâ süreçle eşleşiyor mu? - Müşteriler daha iyi iletişim alıyor mu? - Daha fazla eğitime ihtiyacı olan var mı? En iyi otomasyon, en fazla adıma sahip olan değildir. Dikkat gerektiren kararlardan insanları sorumlu tutarken gereksiz tekrarları ortadan kaldırandır. Rutin işler net bir sistem üzerinden ilerlediğinde ekipler dikkat, bağlam ve insan iletişimi gerektiren işlere daha fazla enerji harcayabilir. Otomasyon, süreci yönetmeyi zorlaştırmadan bu şekilde daha iyi sonuçları destekleyebilir. Endüstri Alanında geniş deneyime sahibiz. Profesyonel tavsiye için bizimle iletişime geçin: Vivian cheng: viviancheng@hawkfeeding.com/WhatsApp +8618051290315.

1. David Allen 2015 İşleri Bitirme Stressiz Üretkenlik Sanatı 2. Cal Newport 2016 Dikkat Dağınık Bir Dünyada Odaklanmış Başarı için Derin Çalışma Kuralları 3. James Clear 2018 Atomik Alışkanlıklar İyi Alışkanlıklar Oluşturmanın Kolay ve Kanıtlanmış Yolu 4. Thomas H Davenport ve Jeanne G Harris 2017 Analitikte Rekabet Yeni Bir Girişle Güncellendi 5. Erik Brynjolfsson Daniel Rock and Chad Syverson 2018 Yapay Zeka ve Modern Üretkenlik Paradoksu 6. OECD 2021 KOBİ'lerin Dijital Dönüşümü ve Otomasyonun Rolü